Im Laufe der Arbeiten an einem anderen Projekt für den AG (Überführung einer bestehenden Website mit statischen HTML-Seiten in ein CMS) wurde das Thema Datenhaltung und Informationsfluss diskutiert. Aus diesen Diskussionen entwickelte sich beim AG der Wunsch, die Datenerfassung und -Präsentation, die bisher offline mit Excel-Sheets und Word-Dateien erfolgte, in einer Online-Anwendung mit Datenbank zu realisieren.

Unsere Aufgabe war es, die bisher offline erfolgte Datenerfassung und -Präsentationen zu analysieren, die Wünsche des AGs in Bezug auf die Funktionalität zu erfassen und daraus ein Lastenheft zu erstellen, das als Basis für die Entwicklung einer Software genutzt werden kann.

Als Ausgangsinformation standen diverse Ecxel-Sheets, Worddokumente und geäußerte Wünsche des AGs zur Verfügung. Unsere erste Maßnahme war die Analyse aller Dokumente. Die aus der Verwendung von diversen Excel-Sheets resultierende redundante Datenstruktur und -Haltung wurde von uns "ausgemistet" und in eine Struktur überführt, die für das Designen eines Datenbanklayouts mit Relationenschema in Normalform erforderlich ist. Eine Normalisierung ist notwendig, um Redundanzen zu vermeiden, die bei der Änderung von Daten zu Inkonsistenzen führen können.
Als weitaus schwieriger erwies sich die Aufgabe, die Vorstellungen des AGs hinsichtlich des Workflows für die Dateneingabe und -Präsentation, der aus langjähriger "Zettelwirtschaft" gewachsen war, so "umzudenken", dass er für eine benutzerfreundliche, übersichtliche und intuitive Online-Anwendung funktionieren kann.
Dazu näherten wir uns in mehreren Meetings mit Diskussionen von "gewünscht wird es so" bis "so sollte es aber sein" an den optimalen Workflow an. Als nächstes erstellten wir Datengruppendiagramme und Workflow-Instanzen und ordneten all diesen Bereichen die gewünschten Funktionalitäten zu.

Als Ergebnis liegt ein Lastenheft vor, das in einigen Bereichen schon Teile eines Pflichtenhefts enthält. Dieses Lasten/Pflichtenheft kann als Basis für die Entwicklung einer Software dienen, die den Wünschen des AGs und den Anforderungen an eine klare Datenstruktur/ -Haltung und intuitive Benutzung entspricht.
Ein weiterer Effekt war:
Durch die intensive Beschäftigung mit der eigenen Arbeitsweise und dem bisherigen Workflow konnte der AG schon während des Projekts einige Abläufe straffen.